Rol Asistencial de una Secretaria

Comportamiento en la oficina: el comportamiento en la oficina no debe ser diferente del habitual ya que no se trata de asumir actitudes fingidas. Sin embargo hay que tener en cuenta las siguientes recomendaciones.

a) El aspecto estético debe de ser agradable elegante y ordenado.
b) El vestuario debe estar de acuerdo con el cargo edad y aspecto físico.
c) El maquillaje debe ser natural agradable y discreto.
d) La afeitada en los hombres debe de ser diaria.
e) El saludo a los compañeros de trabajo debe darse al entrar y salir de la empresa con cortesía y amabilidad sin hacer visitas en corredores u otras oficinas.
f) Debe usarse los nombres de pila, anteponiéndole el tratamiento social, para visitantes, compañeros y directivos de la empresa. Nunca debe emplearse apodos diminutivos ni palabras melosas o cariñosas.
g) Debe adoptarse permanentemente una postura adecuada.
h) El arreglo personal no debe realizarse en la oficina.
i) Se debe ser leal con la empresa los jefes y los compañeros.
j) No debe de cooperarse para que cresca la linea secreta de noticias.
k) Deben evitarse rumores y chismes de todo tipo.
l) Muchas personas piensan equivocadamente que la mejor manera de ascender es des meritando y perjudicando la labor de sus compañeros.
m) No debe fumarse en la oficina.
n) No debe masticarse chicle.
o) No deben utilizarse expresiones, miradas, gestos ni ademanes de mal gusto o doble sentido.





Organizacion de Eventos
Para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir los pasos básicos para que su realización tenga éxito y se desarrolle sin contratiempos:

a) Nombrar comités para signar tareas especificas.
b) Elaborar la lista de asistentes, de acuerdo con los objetivos de la reunión.
c) Definir la fecha exacta de realización, para analizar los aspectos que puedan en un momento dado contribuir al éxito de la reunión
d) Determinar el sitio de acuerdo con el numero de participantes y objetivos del evento.
 e) Coordinar actividades sociales extra-eventos como: un cóctel, copa de champaña, recorrido por la ciudad y actos culturales, entre otros.
f) Si algunos participantes llegan de otras ciudades, deben de tenerse en cuenta los puntos: alojamiento, desplazamientos y reservaciones  aéreas.
g) Elaborar y distribuir invitaciones: puede hacerse por carta, tarjeta, memorando, telefónicamente, con 3 días de anticipación como mínimo preferible con 8 días. Hay casos en que las invitaciones  se envían en mes o dos meses antes del evento.
h) Disponer de los recursos necesarios: papelografo, papel, televisor, marcadores, equipo multimedia etc.
i) Organizar oportunamente el sitio, teniendo en cuenta: nº se sillas, dotación en cada puesto de libreta, lápiz, bolígrafo, carpeta, suficientes ceniceros, determinan la duración de cada cesión de 90 a 120 minutos.





Comunicación Interna y Externa

Características de una comunicación afectiva:
una comunicación es afectiva cuando no se hacen necesarias comunicaciones aclaratorias ni llamadas telefónicas para completar información, ni juegos de ingenio ni adivinanzas para poder acertar en la interpretación del mensaje lo cual crea mantenerse o fortalece un clima de amistad y deseos de corresponder positivamente




Manejo del Tiempo


Hacer mas en menos tiempo requiere básicamente 2 factores: Organizacion, Auto disciplina
Es necesario aprender hacer que cada minuto de la vida cuesta despojarse de esos malos hábitos y que se adquieren sin darse cuenta por tanto es importante seguir las siguientes recomendaciones.

1- Planear el trabajo
2-Automotivarze: convertir algo que se tiene que hacer en algo que se quiere hacer
3-Fijarse plasos. establecer limites de tiempo realistas para tareas especificas
4-Concentrarse en el esencial no divagar
5-Evitar interrupciones
6-Establecer periodicidades
7-No confiar en la memoria, anotar
8-Encender el mensaje antes de actuar
9-Evitar la rutina, esto limita la iniciativa y la creatividad
10-Hacerlo ahora pero ya
11-Usar todo el valioso tiempo
12-Cultivar el respeto por el tiempo propio y el de los de mas
13-Elaborar cronogramas de actividades
14-Identificar el tiempo que se pierde en la oficina.




Autoestima e Imagen Secretarial.


La autoestima cociste en la auto valoración en la aceptación de los capacidades y limitaciones personales en el aprecio a si mismo y en el reconocimiento de todas las posibilidades de que el ser humano puede hacer realidades.
Algunas personas practican la autoestima en la aceptación de los demás . Sin negar el efecto positivo que el aprecio de otras y la abundancia monetaria puede producir en el animo resulta preferible sustentarla en el conocimiento al ser humano descubre que esta dotado de múltiples facultades que lo ubican de los adversidades y dificultades.